Responsable del tratamiento
- Nombre: Roberto Garcia Bravo
- NIF: 771528299S
- Nombre comercial: Vilobo
- Domicilio: Aguadulce, Almería
- Actividad: Autónomo / empresario individual
- Email de contacto: contacto@vilobo.es
- Email de privacidad: contacto@vilobo.es
- Teléfono: +34 640 69 00 59
- Sitio web: https://vilobo.es
- Delegado de Protección de Datos: No designado
¿Qué datos tratamos y cómo los obtenemos?
Tratamos datos personales en los siguientes contextos:
- Registro en la plataforma: nombre y apellidos, dirección de email, contraseña (almacenada en formato hash irreversible), organización.
- Autenticación OAuth: si accedes con Google o Microsoft, recibimos tu email, nombre e identificador de cuenta para crear o vincular tu sesión. No recibimos ni almacenamos contraseñas de Google/Microsoft.
- Facturación y pagos (Stripe): datos de facturación gestionados directamente por Stripe. Vilobo accede a los metadatos necesarios para gestionar suscripciones (ID de cliente Stripe, estado de suscripción).
- Servicio Voice: datos de llamadas, identificación del interlocutor, grabaciones de audio (si están activadas en tu cuenta), transcripciones automáticas generadas por IA y resúmenes.
- Servicio WhatsApp: conversaciones de WhatsApp, archivos intercambiados, datos de contacto procesados mediante IA para automatización y respuesta.
- CRM: datos de los contactos y clientes que introduces en la plataforma.
- Soporte e incidencias: información que facilitas al contactar con el equipo de soporte.
- Logs técnicos: datos de actividad necesarios para la seguridad y el correcto funcionamiento de la plataforma (IP, timestamps, eventos de sesión). Sin datos de contenido.
- Formulario de contacto externo: datos que introduces voluntariamente en el formulario de Typeform (servicio externo con su propia política de privacidad).
Finalidades y bases jurídicas
| Finalidad | Base jurídica (RGPD) | Conservación |
|---|---|---|
| Gestión de cuentas y acceso a la plataforma | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) | Vigencia de la cuenta + 3 años desde su cancelación |
| Autenticación OAuth (Google / Microsoft) | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) | Duración de la vinculación de cuenta |
| Prestación de servicios Voice — grabaciones de audio | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) | 30 días desde la grabación, salvo reclamación activa |
| Prestación de servicios Voice — transcripciones | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) | 1 año desde la generación de la transcripción |
| Prestación de servicios WhatsApp | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) | 1 año desde la fecha de la conversación |
| Gestión de CRM | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) | Vigencia de la relación comercial + 5 años desde el último contacto |
| Facturación y obligaciones fiscales | Obligación legal (art. 6.1.c) | Mínimo 6 años (art. 30 Cód. Comercio / art. 70 LGT) |
| Envío de emails transaccionales | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) | Duración de la cuenta activa |
| Seguridad, logs y detección de fraude | Interés legítimo (art. 6.1.f) | 2 años desde la generación del registro |
| Atención de solicitudes de soporte | Interés legítimo / contrato (art. 6.1.b/f) | 3 años desde la resolución del ticket |
| Gestión de contactos y solicitudes comerciales | Interés legítimo (art. 6.1.f) | 2 años desde el último contacto o hasta solicitud de supresión |
No tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos significativos sobre las personas.
Vilobo Voice: datos de voz e IA
El servicio Vilobo Voice permite a las empresas cliente configurar agentes de voz basados en inteligencia artificial para atender llamadas telefónicas. En el contexto de este servicio:
- Se procesa el audio de las llamadas para generar transcripciones automáticas mediante tecnología de IA (modelo de reconocimiento de voz).
- Se generan resúmenes automáticos y se extraen datos estructurados de cada conversación.
- Si la empresa cliente ha activado la grabación de llamadas, el audio se almacena durante 30 días desde la grabación, salvo reclamación activa o requerimiento legal. Las transcripciones se conservan hasta 1 año.
- Los datos de voz son procesados por Vapi AI como encargado del tratamiento. [REVIEW_REQUIRED: VAPI_LOCATION_DPA]
Transparencia sobre IA: Los agentes de voz de Vilobo son sistemas de inteligencia artificial. La obligación de informar a los interlocutores sobre la naturaleza automatizada de la llamada recae en la empresa cliente que configura y utiliza el servicio, en su condición de responsable del tratamiento respecto a sus propios usuarios finales. Vilobo recomienda que la configuración del agente incluya una identificación clara ("Hola, soy el asistente virtual de [Empresa]...").
Vilobo WhatsApp: mensajería e IA
El servicio Vilobo WhatsApp permite a las empresas cliente gestionar conversaciones de WhatsApp y automatizarlas mediante inteligencia artificial:
- Se procesan los mensajes y archivos intercambiados a través del canal de WhatsApp del cliente.
- La IA analiza el contenido de los mensajes para generar respuestas automáticas según la configuración del cliente.
- Los datos de conversación se conservan durante 1 año desde la fecha de la conversación.
- El servicio se apoya en Evolution API y en el proveedor de IA configurado. [REVIEW_REQUIRED: EVOLUTION_LOCATION_DPA]
Las empresas cliente son responsables del tratamiento de los datos de sus propios contactos de WhatsApp. Vilobo actúa como encargado del tratamiento en este contexto (ver sección siguiente).
Vilobo como Encargado del Tratamiento
En su condición de plataforma B2B, Vilobo actúa con un doble rol en materia de protección de datos:
- Responsable del tratamiento: para los datos de las personas que se registran en Vilobo Platform (usuarios de las empresas cliente) y para la gestión de la relación comercial con los clientes.
- Encargado del tratamiento: para los datos personales que las empresas cliente introducen en la plataforma a través de los módulos CRM, Voice y WhatsApp. En estos casos, el cliente actúa como Responsable del Tratamiento respecto a sus propios contactos y usuarios finales, y Vilobo procesa esos datos únicamente siguiendo las instrucciones del cliente.
Las relaciones de encargo del tratamiento se formalizan mediante el correspondiente Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA) con cada cliente, de conformidad con el artículo 28 del RGPD.
Proveedores y subencargados del tratamiento
Para prestar los servicios, Vilobo cuenta con los siguientes encargados del tratamiento, con los que mantiene o mantendrá los contratos requeridos por el artículo 28 RGPD:
Supabase, Inc.
Finalidad: Base de datos, autenticación y edge functions de la plataforma.
Ubicación: [REVIEW_REQUIRED: SUPABASE_REGION]
Stripe, Inc.
Finalidad: Procesamiento de pagos y facturación.
Ubicación: Estados Unidos / Unión Europea (procesamiento distribuido). [REVIEW_REQUIRED: STRIPE_DPA_STATUS]
Resend Inc.
Finalidad: Envío de emails transaccionales (notificaciones, confirmaciones, recuperación de contraseña).
Ubicación: [REVIEW_REQUIRED: RESEND_LOCATION]
Vapi AI, Inc.
Finalidad: Infraestructura del servicio Vilobo Voice (agentes de voz, procesamiento de audio, transcripciones).
Ubicación / transferencias: [REVIEW_REQUIRED: VAPI_LOCATION_DPA — verificar si hay transferencia internacional y mecanismo aplicable]
Proveedor WhatsApp (Evolution API)
Finalidad: Infraestructura del servicio Vilobo WhatsApp y procesamiento IA de conversaciones.
Ubicación / transferencias: [REVIEW_REQUIRED: EVOLUTION_LOCATION_DPA]
Google LLC / Microsoft Corporation
Finalidad: Autenticación OAuth opcional (acceso a la plataforma con cuenta Google o Microsoft). Datos recibidos: email, nombre, identificador de cuenta.
Typeform SL
Finalidad: Formulario externo de solicitud de contacto o demo (enlace externo, no integrado). Typeform actúa como responsable independiente de los datos que el usuario introduce.
Cloudflare, Inc. (Turnstile)
Finalidad: Protección CAPTCHA en formularios web. Activo únicamente cuando el servicio está configurado. Cloudflare Turnstile no utiliza cookies de rastreo.
Transferencias internacionales de datos
Algunos de los proveedores mencionados tienen su sede o realizan parte de su procesamiento fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). En estos casos, las transferencias se amparan en:
- Decisiones de adecuación de la Comisión Europea, cuando el país de destino ofrece un nivel de protección equivalente.
- Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) adoptadas por la Comisión Europea, cuando no existe decisión de adecuación.
[REVIEW_REQUIRED: Verificar mecanismo aplicable para cada proveedor fuera del EEE — especialmente Vapi AI y Evolution API — y documentar en el registro de actividades de tratamiento]
Tus derechos
Puedes ejercer los siguientes derechos ante Vilobo:
Para ejercer estos derechos, envía tu solicitud a: contacto@vilobo.es, indicando el derecho que deseas ejercer y adjuntando una copia de tu documento de identidad. Responderemos en el plazo máximo de un mes, prorrogable por otros dos meses en casos complejos.
Si consideras que el tratamiento de tus datos vulnera la normativa de protección de datos, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): www.aepd.es.
Medidas de seguridad
Vilobo aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar un nivel de seguridad apropiado al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD. Estas medidas incluyen el cifrado de datos en tránsito (TLS 1.3) y en reposo (AES-256), el control de acceso con el principio de menor privilegio, el aislamiento de datos por cliente (Row Level Security) y la revisión periódica de dependencias y código.
Menores de edad
Vilobo Platform es un servicio orientado exclusivamente a empresas y profesionales. No está dirigido a menores de 14 años. Si detectamos que un menor ha facilitado datos sin el consentimiento parental correspondiente, procederemos a su eliminación.
Modificaciones de esta política
Vilobo podrá modificar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios normativos, jurisprudenciales o a nuevas funcionalidades de la plataforma. Los cambios sustanciales se comunicarán a los usuarios registrados con antelación razonable. La versión publicada en esta página es siempre la versión vigente.